Этапы проведения инспекции

1.

Приём заявления, регистрация и анализ заявления

Приём заявления осуществляется делопроизводителем

— по адресу: 600023, г. Владимир, ул. Песочная, 4, помещение VI с 09.30ч до 10.30ч.

— по электронной почте st84@inbox.ru

Специалист, проводящий анализ заявки, информирует заказчика о неприемлемости метода инспекции, предложенного им (в устном или письменном виде, или сообщением через электронную почту).

2.

Назначение эксперта для проведения инспекции

Назначение эксперта осуществляется техническим директором (или руководителем ОИ) написанием ФИО исполнителя на заявлении, визированием и указанием даты.

Оценка представленной документации

Исполнитель проводит проверку полноты представленной документации, определяет необходимость проведения лабораторных исследований и измерений и их объёмы в соответствии с действующими техническими регламентами, санитарными правилами и нормативами, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, и при полной комплектации приступает к её рассмотрению.

Работник ОИ, ответственный за проведение экспертизы, проверяет достоверность представленной информации доступными способами. (Копии документов должны быть заверены печатью или электронной подписью)

Исполнитель составляет план инспекции и согласовывает его с техническим директором ОИ.

Взаимодействие с заказчиком или его официальным представителем осуществляется посредством телефонной связи, электронной связи, официальной переписки и при непосредственном контакте.

При выявлении неполного пакета документов, или каких-либо недостатков в представленных документах, специалист-исполнитель извещает Заказчика о выявленных недостатках в пятидневный срок со дня регистрации заявки в письменном виде или посредством телефонной связи.

Допускается пересылка недостающих документов средствами факсимильной или электронной связи, но при условии обязательного предоставления оригиналов или заверенных в установленном порядке их копий до завершения проведения санитарно-эпидемиологической экспертизы.

Экспертиза представленных документов заключается в рассмотрении материалов, характеризующих свойства объекта, а также подтверждающих его соответствие требованиям технических регламентов, санитарных правил и норм, гигиенических нормативов, результатов проведенных токсикологических, гигиенических и иных видов исследований (испытаний), измерений.

4.

Обследование объекта инспекции, при необходимости

При необходимости обследования объекта инспекции, исполнитель согласовывает дату обследования объекта и выезжает на объект с Заказчиком или его представителем.

Условиями проведения обследования являются: обеспечение доступа на объект со стороны Заказчика, наличие на объекте уполномоченных лиц со стороны Заказчика.

При невыполнении данных условий обследование не проводится.

Обследование объекта проводится на соответствие действующих нормативных документов.

При обследовании источниками информации являются:

1) визуальный осмотр объекта и территории, функционально связанной с ним;

2) интервью и анкетирование уполномоченного представителя объекта и его технического персонала;

3) изучение документации, характеризующей объект.

При обнаружении во время проведения обследования санитарно-эпидемиологических нарушений, исполнитель немедленно информирует об этом Заказчика.

Перечень определяемых характеристик объекта, место проведения измерений, отбора проб, условия их проведения, а также количество измерений, проб определяет специалист-исполнитель и согласовывает с Заказчиком, при необходимости проведения дополнительных лабораторных или инструментальных измерений.

Результаты обследования оформляются актом санитарно-эпидемиологического обследования. Акт составляется в 3-х экземплярах. Акт обследования должен содержать необходимые данные для принятия в дальнейшем обоснованного решения о соответствии (несоответствии) объекта требованиям технических регламентов, санитарных правил и норм, гигиенических нормативов, то есть в нем должны быть отражены все актуальные для данного объекта разделы документа, регламентирующего проведение обследования.

Заказчик или уполномоченное лицо знакомится с содержанием акта обследования и акт обследования подписывается участвовавшими при обследовании сторонами: лицом, проводившим обследование и Заказчиком или его уполномоченным представителем. В случае несогласия с информацией, изложенной в акте, Заказчик может отказаться от подписи, указав причины своего отказа в самом акте или составив отдельный документ.

Обследование считается завершенным после подписания всеми участвующими сторонами акта или предоставления Заказчиком своих возражений по поводу его содержания.

Подготовка и оформление специалистом результатов инспекции

Подготовка окончательного решения осуществляется на основании всей совокупности информации об объекте инспекции, её тщательного анализа и оценок.

На основании акта обследования, протоколов лабораторных испытаний и измерений, анализа представленной документации оформляется экспертное заключение (на листах, не на бланках) на объект инспекции, которое подписывается исполнителем и передается ТД.

6.

Проверка и утверждение результатов инспекции

Технический директор проверяет надлежащее проведение экспертизы в соответствии с нормативными требованиями, визирует её (и акт обследования, при наличии) при надлежащем выполнении инспекции или возвращает исполнителю её доработать.

Распечатанное исполнителем на специальных бланках ОИ экспертное заключение в 1-х экземпляре (с актом обследования в 3-х экземплярах, при наличии) с комплектом документов направляется на утверждение руководителю Органа инспекции.

7.

Регистрация результата инспекции

После утверждения экспертного заключения на подлиннике ставится печать ООО «Сертификация продукции» и снимаются две ксерокопии (одна заверяется для Заказчика, вторая для архива ОИ). Каждому экспертному заключению и акту обследованию делопроизводитель присваивает реестровый номер из «Журнал регистрации инспекций» Ф3 ДП ОИ 02-04-02-2022).

8.

Выдача результатов экспертизы заказчику

Делопроизводитель информирует Заявителя о готовности экспертного заключения по телефону или другими средствами связи.

Выдача готовых экспертных заключений Заказчику (в 2 экземплярах, акта обследования (в 1 экземпляре), иных документов, являющихся основанием для проведения инспекции, проводится после оформления в установленном порядке необходимых финансовых документов.

Факт получения Заказчиком результатов инспекции фиксируется при личном получении экспертного заключения, на экземпляре, которое остается в архиве ОИ (Ф.И.О. Заказчика, получившего документы, его подписи, даты получения). На экземпляре ЭЗ ставится штамп «Документы получены».

Работа считается выполненной после подписания уполномоченными представителями сторон (заявителем и исполнителем) акта приёма-сдачи работ в двух экземплярах, при этом один экземпляр отдается заявителю, а второй – передается в бухгалтерию.

9.

Архивирование документов и результатов инспекции

После выдачи результатов инспекции исполнитель формирует пакет документов для передачи делопроизводителю (или ответственному за ведение архива) для хранения, в состав которого в обязательном порядке входят:

 заявление о проведении инспекции;

• план проведения инспекции;

 один экземпляр копии экспертного заключения;

 один экземпляр оригинала акт(ы) обследования(ий) (в случае проведения);

— иные документы, рассматриваемые при оценке соответствия;

— сопроводительное письмо о направлении результатов экспертизы в адрес заказчика с визой о получении (при отправлении).

Делопроизводитель (ответственный за ведение архива) перемещает пакет документов в архив не позже 1 недели после выдачи результатов инспекции.

В случае, если Заказчик не забирает результаты инспекции в течение 1 месяца, все документы передаются в архив ОИ.